社内のお知らせや業務連絡を紙の掲示板で共有していますか？
そんな企業の皆さま、次のような課題が発生していませんか？
- 「掲示物が増えて重要な情報が埋もれる」
- 「古いお知らせが残っている」
- 「従業員が確認したか分からない」
こうした問題を解決する方法の一つが、社内掲示板のデジタル化です。
DXの普及にあたって、導入を検討したことのある方もいらっしゃるのではないでしょうか？
導入にあたって心配なのは、「専用のディスプレイや機器が必要なのでは？」「初期費用が高くなるのでは？」という点。
実は、既存のPCやタブレットを活用すれば、新しい端末を購入せずにデジタル化を始めることも可能です。
紙の社内掲示板が抱える3つの課題
紙の掲示板は手軽に利用できる反面、従業員数や連絡事項が増えると管理が難しくなります。
1. 掲示物の更新に手間がかかる
お知らせを印刷し、掲示場所まで移動して貼り替える作業が必要です。複数の部署や拠点がある場合、更新作業の負担はさらに大きくなります。
2. 古い情報と新しい情報が混在する
掲示物の撤去が遅れると、変更前のルールや期限切れのお知らせが残り、従業員が誤った情報を参照する可能性があります。
3. 誰が確認したか把握できない
紙の掲示板では、情報を掲載したことは分かっても、対象者が実際に確認したかまでは把握しにくいという問題があります。
社内掲示板をデジタル化する2つの方法
社内掲示板のデジタル化には、大きく分けて2つの方法があります。
① ディスプレイを設置するデジタルサイネージ型
工場の通路や休憩室、店舗のバックヤードなどにディスプレイを設置し、お知らせを表示する方法です。
従業員が通りかかった際に情報を目にしやすい一方、ディスプレイや配信機器の購入、設置場所の確保などが必要になる場合があります。
② 既存のPC・タブレットを活用するWebブラウザ型
すでに職場で使用しているPCやタブレットから、Webブラウザを通じて社内のお知らせを確認する方法です。
専用の表示端末を新たに購入する必要がなく、既存設備を活用できるため、初期費用を抑えやすいことが特徴です。
特に、従業員が共用端末を使用する工場や店舗、物流倉庫などに適しています。
スタッフサイネージはWebブラウザ型のシステムです。
スタッフサイネージの資料を見る
既存端末を活用する3つのメリット
1. 初期費用を抑えて導入できる
既存のPCやタブレットを利用できれば、新たな端末の購入費用を抑えられます。
まずは1部署や1店舗から試し、運用状況を確認してから利用範囲を広げることもできます。
2. 従業員の個人スマホに依存しない
業務連絡のために、従業員個人のスマートフォンへアプリをインストールしてもらう必要がありません。
職場の共用端末から情報を確認できる環境を整えることで、個人端末を業務利用したくない従業員にも配慮できます。
3. お知らせの確認状況を管理できる
既読管理機能を備えたシステムなら、誰が情報を確認したかを把握できます。
重要な業務連絡について未確認者を確認し、必要に応じて再周知するなど、紙の掲示板では難しかった管理も可能になります。
スタッフサイネージなら既存のPC・タブレットを活用できる
企業向け情報共有システム「スタッフサイネージ」は、Webブラウザから利用できるサービスです。
職場にあるPCやタブレットを活用できるため、専用端末を新たに用意する必要がありません。
また、お知らせの配信だけでなく、従業員の既読状況を確認できるため、「掲示しただけ」で終わらない情報共有を実現できます。
紙の掲示板からの切り替えを検討している企業はもちろん、個人スマホに依存しない業務連絡の仕組みを整えたい企業にも適しています。
まとめ｜まずは既存端末で社内掲示板のデジタル化を
社内掲示板のデジタル化は、必ずしも新しいディスプレイや専用機器の購入から始める必要はありません。
既存のPC・タブレットを活用することで、初期費用を抑えながら、お知らせの更新や確認状況の管理を効率化できます。
スタッフサイネージでは、実際の操作や運用方法を確認できるトライアルをご案内しています。
社内掲示板のデジタル化をご検討中の方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
