病院の非常勤職員に、院内のお知らせは届いていますか？
病院では、常勤職員だけでなく、週に数日勤務する非常勤医師やパート看護師、コメディカル、事務職員など、さまざまな勤務形態のスタッフが働いています。
こうした職場で課題となるのが、毎日出勤しない職員への情報共有です。朝礼や申し送りで連絡しても、その日に勤務していなかった職員には情報が届きません。
院内の掲示板や張り紙で周知していても、広い院内に情報が分散していると、必要なお知らせを見落としてしまうことがあります。
この記事では、勤務日数が少ない非常勤職員やパート職員にも、院内のお知らせを確実に届けるための方法を紹介します。
非常勤職員への情報共有で起こりやすい2つの問題
1. 出勤していない間に業務ルールが変更される
例えば、週2日勤務する非常勤医師の場合、検査の依頼手順や診療に関する院内ルールが、次の出勤日までに変更されることがあります。
また、午前中だけ勤務するパート看護師は、午後の会議や夕方の申し送りに参加できません。医療材料の保管場所や物品管理のルールが変更されても、次の勤務時に初めて知ることがあります。
常勤職員には周知済みの情報でも、非常勤職員には伝わっていないという状況が生まれやすいのです。
2. 院内の掲示物が多く、必要な情報を探しにくい
病院では、医局、ナースステーション、職員休憩室、事務室など、さまざまな場所にお知らせが掲示されています。
しかし、勤務時間が短い職員がすべての掲示物を確認するのは簡単ではありません。掲示内容が増えるほど、新しい情報と古い情報の区別もつきにくくなります。
さらに、紙の掲示板では、誰が内容を確認したのか把握しにくいため、未確認の職員へのフォローも難しくなります。
勤務日数が少ない職員にも情報を届ける3つのポイント
1. 次の出勤時に情報を確認できるようにする
非常勤職員への連絡は、情報を発信した日に確認してもらうことを前提にしない運用が重要です。出勤していなかった間のお知らせを、次の勤務日にまとめて確認できる仕組みを整えましょう。
2. 職員ごとに必要な情報を整理する
医師、看護師、検査技師、事務職員では必要な情報が異なります。全職員向けのお知らせと、部門別・個人別の連絡を整理することで、自分に関係する情報を見つけやすくなります。
3. 誰が確認したかを把握する
お知らせを掲示しただけでは、情報が届いたとは限りません。管理者が確認状況を把握し、未確認者には次の出勤時に声をかけるなど、フォローできる仕組みが必要です。
スタッフサイネージなら、出勤時に自分宛の未確認情報を確認できる
こうした課題への解決策の一つが、共有端末を使った情報共有システム「スタッフサイネージ」です。
職員休憩室やスタッフステーションなどに共有タブレットやタッチディスプレイを設置し、複数の職員で利用できます。
職員は出勤時に画面から自分の名前を選択し、自分宛のお知らせや未確認情報をタッチ操作で確認します。勤務していなかった日に配信された連絡も、次の出勤時に確認できます。
管理者は個人別・部門別にお知らせを配信でき、誰がいつ確認したのかを把握できます。未確認の職員には、勤務状況に合わせて個別にフォローすることが可能です。
さらに、ToDo機能による作業依頼や、アンケート機能による回答収集にも対応しています。
紙の掲示板やチャットとの違いは？
紙の掲示板は手軽ですが、掲示場所が分散しやすく、確認状況も分かりません。口頭での申し送りはその場で質問できる反面、不在者には別途伝達する必要があります。
チャットも有効な連絡手段ですが、職員全員が業務用のスマートフォンやPCを利用できるとは限りません。
スタッフサイネージは、職員一人ひとりに端末を配布せず、院内の共有端末で個人別のお知らせを確認できることが特徴です。ブラウザで動作するため、特別な専用端末も必要ありません。
緊急連絡は口頭や電話、日常的な周知事項は共有端末というように、連絡内容に応じて使い分けることが大切です。
スタッフサイネージが向いている病院とは？
特に、非常勤医師やパート職員が多い病院、部門ごとに勤務日や勤務時間が異なる病院、掲示物が院内の複数箇所に分散している病院に向いています。
また、職員全員に個人用端末を配布していない場合や、管理者が業務連絡の確認状況を把握したい場合にも適しています。
なお、患者情報などの機密性が高い情報については、院内の情報管理ルールに従って適切に取り扱う必要があります。
まとめ｜非常勤職員への情報共有は「出勤時に確認できる仕組み」から
病院の非常勤職員への情報共有では、全員が同じ日に勤務していることを前提にしない運用が重要です。
まずは、院内のお知らせがどこに掲示され、勤務日数の少ない職員がどのように確認しているかを見直してみましょう。
出勤時に自分宛の未確認情報を確認できる仕組みを整えることで、勤務形態の違いによる連絡漏れを減らすことにつながります。
スタッフサイネージの具体的な活用方法については、資料ダウンロードやお問い合わせからご確認ください。
