電子カルテがあれば職員向けの情報共有も十分？
電子カルテを導入している病院では、「すでに職員用のPCがあるのに、別の情報共有ツールが必要なのか」と悩む経営者や管理部門の担当者もいるのではないでしょうか。
実際には、電子カルテは主に患者情報や診療記録を扱うシステムです。一方、院内研修のお知らせや勤務ルールの変更など、職員全体への業務連絡には異なる仕組みが求められます。
本記事では、電子カルテと職員向け情報共有ツールの役割の違いを整理し、費用や情報セキュリティを考慮した連絡手段の選び方を紹介します。
電子カルテだけでは対応しにくい職員向けの連絡
例えば、感染対策研修の日程変更を看護師、薬剤師、検査技師、事務職員へ周知する場合です。電子カルテを日常的に使用する職員だけでなく、受付や施設管理などの職員にも情報を届ける必要があります。
また、院内の避難訓練や駐車場の利用変更など、診療記録とは関係のない連絡もあります。
電子カルテに院内掲示機能がある場合でも、利用できる職員や確認方法はシステムによって異なります。患者情報の管理と職員全体への業務連絡は、目的を分けて考えることが重要です。
病院の情報共有ツールを比較する
紙の掲示板・口頭連絡
追加費用を抑えやすく、すぐに運用できます。一方、夜勤や非常勤など勤務時間が異なる職員には伝達漏れが生じやすく、誰が確認したか把握しにくい点が課題です。
個人スマホ・チャット
勤務場所を問わず連絡できますが、個人端末の業務利用には、情報の保存先やアクセス権限、退職時の対応などのルール整備が必要です。病院として私物端末の利用を避けたい場合には適しません。
電子カルテ用PC
既存設備を活用できる可能性があります。ただし、診療業務で使用する端末を職員向け連絡にも使う場合、利用権限や業務への影響を確認する必要があります。
職員向け共有端末
共有タブレットやタッチディスプレイを設置し、複数の職員が利用する方法です。個人ごとに端末を配布する必要がなく、職員向けのお知らせを確認する場所を設けられます。
スタッフサイネージなら共有端末で職員へ周知できる
「スタッフサイネージ」は、共有端末を利用して職員に業務連絡を届ける情報共有システムです。
例えば、職員通用口や休憩室などに端末を設置し、院内研修、事務連絡、勤務ルールの変更などを配信できます。
職員は画面で自分の名前を選択し、自分宛のお知らせを確認します。管理者は誰がいつ確認したかを把握できるため、未確認者へのフォローにも役立ちます。
ブラウザで動作するため、特別な専用端末は必要ありません。ただし、端末の設置場所やアクセス制御など、院内の情報セキュリティ方針に沿った運用設計は必要です。
新しいツールを導入する前に確認したいこと
職員向け情報共有ツールを選ぶ際は、次の点を確認しましょう。
・既存の電子カルテや院内システムで必要な連絡を扱えるか
・非常勤や夜勤の職員も情報を確認できるか
・個人スマホを使わずに運用できるか
・お知らせの確認状況を把握できるか
・端末費用、利用料、管理工数が予算に合うか
既存システムで十分に対応できる場合は、無理にツールを増やす必要はありません。
一方、個人スマホを使わず、勤務形態の異なる職員へ連絡したい病院には、共有端末方式が選択肢となります。
患者情報と職員向け連絡を分けて考える
電子カルテと職員向け情報共有ツールは、どちらか一方を選ぶものではありません。患者情報は電子カルテで管理し、職員向けの一般的な業務連絡は別の仕組みで共有するという役割分担が考えられます。
まずは現在の連絡内容と利用者を整理し、既存システムで対応できない部分を明確にしましょう。
共有端末による運用を検討する場合は、スタッフサイネージの資料や機能を確認し、院内の設備・費用・セキュリティ要件に合うか比較してみてください。
