紙回覧の停滞と集計の手間を解消！「全員への即時一斉伝達」と「アンケート集計時間1/6化」でバックオフィス業務を大幅効率化。

紙回覧の停滞と集計の手間を解消！
「全員への即時一斉伝達」と「アンケート集計時間1/6化」で
バックオフィス業務を大幅効率化。

山田金属株式会社様は、静岡県磐田市を拠点に、鉄・アルミ・ステンレス・銅などの多種多様な素材に対応し、各種金属加工から組付けまでの一貫生産体制を展開されています。「全員が図面から段取りまでできる職人集団」として、自動車から福祉、重機まで幅広い業界から厚い信頼を得ており、2002年にはISO9001を取得するなど徹底した品質管理体制を構築されています。

これまで社内連絡や各種取りまとめは「紙の回覧板」を中心に行っていましたが、回覧の遅延や確認の不透明さ、集計作業にかかる大きな手間が課題となっていました。

今回、全職種のスタッフへタイムリーに情報を届け、かつ、バックオフィス業務を劇的に効率化するために「スタッフサイネージ」を導入いただきました。

お話を伺った方
山田金属株式会社
代表取締役社長 山田 善彦 様

背景・導入前の課題

1人の滞留で周知がストップ。
紙の回覧板が引き起こす情報共有のボトルネック

派遣社員を含む全職種のスタッフ（約40名）に対し、従来は紙の回覧板を用いて情報共有を行っていました。しかし、紙媒体では工場内を行き渡るまでにかなりの時間を要する上、途中で回覧が止まってしまった際に「どこで滞留しているのか」を追跡・把握できない点が課題となっていました。

現場への周知遅れが生む、業務品質と安全管理への懸念

回覧板の場合、情報が全スタッフに行き渡るまでにタイムラグが発生するため、急な変更点や最新の安全指示が現場へ即座に伝わりませんでした。最新情報がスタッフへ行き届かないまま作業にとりかかると、誤った手順での作業や不要なやり直しが発生し、業務品質や安全管理上のリスクへと繋がっていました。

個人情報への配慮と、回覧板を手配する手間

作業着支給の案内などでは多様なサイズ表記を扱うため、個人情報保護の観点から男女別で回覧板を分けるといった複雑な運用が発生していました。回覧板の作成、バインダー設置、名簿印刷、そして各部署への配送・回収巡回までに毎回約30分を要しており、バックオフィスの大きな業務負担となっていました。

選定理由

トライアルで確認できた現場での使いやすさ

無料トライアルを活用することで、導入前に紙業務が楽になる具体的なイメージがつきました。また実際の操作感も事前に確認でき、現場や管理者ともに無理なく使いこなせることが分かったため導入を決めました。

直感的な操作性と幅広い応用力

誰でも迷わず使えるわかりやすい操作性に加え、単なる連絡事項の掲載にとどまらず「アンケート機能」など多角的に活用できる柔軟な機能で様々な業務に利用できると考えました。

費用対効果の高さ

非常に安価な月額料金で導入できる点も大きな魅力でした。これまでの紙媒体での回覧作業にかかっていた準備時間や集計の手間、人件費等のコストを考慮した際、極めて高い費用対効果があると判断されました。

導入効果

全スタッフへの即時一斉伝達と「未閲覧者可視化」による閲覧意識の変化

スタッフサイネージの導入により、派遣社員を含む全スタッフへタイムリーかつ一斉に情報を届けられる環境が整いました。また、画面上で未確認者が一目瞭然になったため、スタッフ側に「自分もしっかり確認しよう」という自主的な意識が定着しました。管理者画面でもすぐに既読状況が確認できるため、管理側のフォローも容易になりました。

回覧準備・回収作業の撤廃による30分の時間削減

従来の「回覧板作成・バインダー設置・名簿印刷・各部署への配布と回収」という一連のアナログ作業が完全に不要となり、1回あたり約30分の業務時間を削減できました。

アンケート集計作業の手間が激減し、対応時間を「1/6」に短縮

各種アンケートの回収・集計作業が非常にスムーズになりました。手作業で行っていた頃と比べて、集計時間が感覚値として従来の「6分の1」に短縮されています。

主な活用方法・運用ルール

朝礼・リーダーミーティングでの周知と、部署横断的な多角利用

現場にタッチパネル式モニターを設置し、多様な部署から目的に応じた情報を配信・集計しています。
毎日の朝礼でのアナウンスやリーダーミーティングでの利用促進を継続的に行い、全社的な閲覧習慣を定着させました。

■主な配信内容
総務課： 給食の集計、作業着支給のアンケート、社会保険料や税制変更の案内など
品質管理課： 客先からの品質状況資料など、品質向上・維持に関わる情報共有
生産技術課： 社外・社内セミナーの案内
その他： 社内イベント・催事案内、展示会等の出展者募集案内など

今後の展望

視認性・通知機能のさらなる進化に期待

情報伝達のスピード向上と業務効率化を実感しており、担当者個人の満足度は「80%」と高く評価しています。担当者を通じて、現場からの意見をすぐに開発側に要望として提出できるため、今後の機能開発やUIの更なる向上に期待しています