前回の記事で、シフト勤務スタッフには情報共有がうまくいかないと指摘しました。では、どういった原因があるのか。またその課題への対処方法について、このコラムでは説明します。
「聞いていない」を生む、シフト勤務の情報共有の課題
店舗や工場、医療・介護施設など、シフト勤務が中心の職場では、「朝礼で伝えたから大丈夫」と思っていても、実は情報が全員に届いていないケースがあります。早番・遅番・夜勤・休日など勤務時間が異なれば、全員が同じ朝礼に参加することは難しいものです。
その結果、「そんな話は聞いていない」「自分だけ知らなかった」といった情報格差が生まれ、業務ミスや対応のばらつきにつながることがあります。では、シフト勤務の職場で情報共有を徹底するには、どのような工夫が必要なのでしょうか。
朝礼だけの情報共有には限界がある
朝礼は、その日の予定や注意事項を短時間で共有できる便利な方法です。しかし、基本的に情報を受け取れるのは「その場にいる人」に限られます。
特にシフト勤務では、朝礼後に出勤するスタッフや当日休みのスタッフには、別の方法で情報を伝えなければなりません。また、参加していたとしても、口頭で一度聞いただけでは内容を忘れてしまうこともあります。
重要なのは、「伝えたか」ではなく「必要な人に情報が届いたか。それが確認できる状態になっているか」という視点です。
情報を「いつでも確認できる状態」にする
シフト勤務による情報格差を減らすためには、朝礼で伝えた内容を後から確認できる環境を整えることが重要です。例えば、スタッフルームの掲示板や社内ポータル、チャットツールなどを活用し、重要事項を残しておけば、朝礼に参加できなかったスタッフも自分の勤務時間に確認できます。ただし、情報を掲載する場所が増えすぎると、「どこを見ればいいのかわからない」という別の問題が発生します。そのため、「全員に周知する情報はここを見る」という共通ルールを決めることがポイントです。
スタッフサイネージで情報を自然に目に入れる
情報共有の手段として活用できるのが、スタッフルームやバックヤードに設置するスタッフサイネージです。スタッフサイネージはDXツールです。日頃の社内掲示板で行なっていた業務連絡をデジタルに置き換えられます。
業務連絡やキャンペーン情報、安全管理の注意事項、接客ルールなどをディスプレイに表示することで、出勤時間が異なるスタッフにも情報を届けやすくなります。
特にシフト勤務では、「自分から情報を探しに行く」仕組みだけでなく、出勤時や休憩時に自然と情報が目に入る環境をつくることが効果的です。
情報には文字だけでなく、写真やイラスト、図解などを活用します。スタッフは短時間で内容を把握しやすくなります。
重要な情報は「繰り返し伝える」
情報共有では、一度伝えたら終わりにしないことも大切です。重要なルール変更や事故防止に関する注意事項などは、朝礼で説明したうえで、スタッフサイネージや社内ポータルにも掲載するなど、複数の接点を設けましょう。
さらに、「確認したらチェックする」といった導線を用意します。情報が実際に読まれたか、既読状況を確認する仕組みも作ることができます。
閑話休題
情報をわかりやすく伝える方法についての記事です。
お時間がある方は、さらにお読みください。
参照：わかりやすく伝えるとは – note ハラヒロシ / デザインスタジオ・エル
「全員が確認できる」情報共有へ
シフト勤務の職場では、全員が同じ時間・同じ場所に集まることを前提とした情報共有には限界があります。だからこそ、朝礼をなくすのではなく、朝礼＋いつでも確認できる情報共有を組み合わせることが重要です。
スタッフサイネージや社内ポータルなどを活用し、勤務時間に関係なく必要な情報へアクセスできる環境を整えることで、「聞いていない」「知らなかった」を減らすことができます。
情報を「伝える」だけで終わらせず、「全員に届く仕組み」をつくること。それが、シフト勤務の情報格差を減らし、現場全体のスムーズな連携につながります。
