外国人スタッフへの業務連絡に、自動翻訳を活用している職場もあるのではないでしょうか。一方で、「翻訳した文章の意味が分かりにくい」「意図した指示が伝わらない」と感じることもあるかもしれません。自動翻訳を活用する際に見直したいのが、翻訳前の日本語です。現場で当たり前に使っている言葉や、省略した指示が、翻訳後も同じ意味で伝わるとは限りません。
この記事では、小売業・製造業の業務連絡を例に、自動翻訳にかける前に注意したい日本語の書き方を紹介します。
自動翻訳しやすい日本語とは？
翻訳しやすい日本語を作るうえで大切なのは、社内の事情を知らない人でも、誰が・いつ・どこで・何をするのか分かる文章にすることです。
例えば、「バックヤードの商品を出してください」という指示は、その職場で働くスタッフには通じるかもしれません。しかし、文章だけでは、どの商品を、どこから、どこへ運ぶのかが明確ではありません。
「店舗の奥にある商品保管室から、特売用の飲料を売場へ運んでください」のように、現場の共通認識を補うことで、指示の内容を明確にできます。
Googleの文章作成ガイドでも、標準的な文構造や用語の統一、曖昧さを避けることが勧められています。ただし、日本語を整えても、自動翻訳の正確さが保証されるわけではありません。重要な業務連絡は、翻訳後の内容も確認しましょう。
翻訳前に見直したい日本語の6つのポイント
1．カタカナ語や業界用語は、具体的な言葉にする
日本語で使われるカタカナ語や業界用語は、翻訳先の言語で意図した意味になるとは限りません。「バックヤード」「エンド」「前出し」などは、場所や作業の内容を具体的に説明しましょう。
見直し前：
バックヤードから商品を出してください。
見直し後：
店舗の奥にある商品保管室から、商品を売場へ運んでください。
カタカナ語をすべて避ける必要はありません。現場の名称として必要な場合は、「バックヤード（店舗の奥にある商品保管室）」のように説明を添える方法もあります。
2．社内独自の言葉や略称には、説明を添える
社内だけで使っている作業名や略称は、言葉だけでは内容が伝わりません。「Aチェック」「いつもの処理」などの表現は、何をするのか分かる文章にしましょう。
見直し前：
Aチェックを済ませてください。
見直し後：
作業開始前に、点検表「Aチェック」の全項目を確認してください。
設備名・部品名・手順書名など、対象を特定するために必要な名称は残します。専門用語を削るのではなく、名称と作業内容を結びつけることが大切です。
3．主語・対象・場所を省略しない
日本語では、会話の流れや現場の状況から分かる情報を省略しがちです。しかし、自動翻訳にかける文章では、「誰が」「何を」「どこへ」をできるだけ明確にしましょう。
見直し前：
終わったら戻してください。
見直し後：
清掃担当者は、清掃が終わったら、清掃用具を保管棚に戻してください。
「これ」「そこ」「例のもの」なども、具体的な商品名・設備名・場所の名前に置き換えると、対象が分かりやすくなります。
4．一文に複数の指示を詰め込まない
作業の順番や条件を一文に詰め込むと、どの条件で何をするのか分かりにくくなります。文章を区切り、順番に沿って書きましょう。
見直し前：
商品が届いたら数量を確認して不足があれば店長に連絡し問題なければ棚に並べてください。
見直し後：
- 商品が届いたら、数量を確認してください。
- 不足がある場合は、店長に連絡してください。
- 不足がない場合は、商品を棚に並べてください。
短くすることだけを優先せず、条件と指示の関係が分かることを意識しましょう。
5．期限・数量・判断基準を具体的に書く
「なるべく早く」「しっかり」「少し」などの表現は、人によって受け取り方が異なります。期限や数量、確認項目を具体的に示しましょう。
見直し前：
なるべく早く、しっかり確認してください。
見直し後：
作業開始前に、点検表の全項目を確認してください。
シフト勤務の現場では、読む日が人によって変わるため、「明日」「今週中」よりも「10月20日」のように日付を書く方が明確です。製造現場の温度・時間・数量などは、承認された基準に従い、数値と単位を記載します。
6．遠回しな依頼や二重否定を避ける
「対応いただければと思います」のような遠回しな表現は、必須の指示なのか、任意のお願いなのかが分かりにくくなります。また、「確認しないまま進めないでください」など、否定が重なる文章も見直しましょう。
見直し前：
確認しないまま作業を進めないでください。
見直し後：
作業を始める前に、点検表の全項目を確認してください。
「〜してください」を基本に、必要な行動を直接伝えます。ただし、禁止事項は無理に肯定文へ変えず、「この扉を開けないでください」のように、禁止する行動を明確に書きましょう。
小売業では、売場用語と判断基準に注意する
小売の現場では、「前出し」「エンド」「品出し」など、作業を短く伝える用語が使われます。自動翻訳を利用する場合は、その言葉が示す作業や場所を補いましょう。
- 「前出しをお願いします」
→「棚の奥にある商品を、棚の手前に移動してください」 - 「エンドを変更してください」
→「通路側にある棚の端の特設売場を、秋のお菓子の売場に変更してください」 - 「古い商品から出してください」
→「賞味期限が早い商品から、売場に並べてください」
特に「古い商品」は、入荷日・製造日・賞味期限のどれを基準にするのか曖昧です。何を見て判断するのかまで書くことで、作業の認識をそろえやすくなります。
製造業では、作業の順番・条件・数値を明確にする
製造の現場では、指示の取り違えが安全や品質に関わります。点検・清掃・異常報告などは、対象の設備、作業の条件、報告先を具体的に書きましょう。
- 「異常があれば対応してください」
→報告する異常の内容と、報告先・必要な行動を明記する。 - 「いつもの手順で洗浄してください」
→「洗浄手順書『C-02』に従って、タンクを洗浄してください」 - 「しっかり締めてください」
→対象の部品と、指定された締付トルクを数値・単位で記載する。
文章を簡単にするために、安全条件や必要な専門用語を削ってはいけません。現場で定められた手順を保ったまま、意味を明確にすることが重要です。
名称を統一し、写真や図でも補う
同じ場所を「保管室」「倉庫」「バックヤード」と呼ぶなど、名称が揺れると、別の場所だと受け取られる可能性があります。お知らせの中では呼び方を統一し、現場の表示と合わせましょう。
言葉だけで特定しにくい売場・設備・部品には、写真や図を添えると、対象を確認しやすくなります。ただし、写真だけに指示を入れず、作業内容や条件は本文にも記載してください。
配信前に確認したいチェックリスト
自動翻訳を使う業務連絡は、配信前に次の項目を確認しましょう。
- 誰が行う作業か分かるか。
- 対象の商品・設備・場所を特定できるか。
- 期限・条件・数値・単位が明確か。
- 社内用語や略称に、必要な説明があるか。
- 作業の順番と、条件ごとの行動が分かるか。
安全・衛生・品質に関わる重要な指示は、原文を整えるだけでなく、対象言語を理解する人が翻訳後の内容を確認する運用も取り入れましょう。
自動翻訳を活用するために、配信する日本語も整えよう
スタッフサイネージの自動翻訳を活用する際も、まずは配信する日本語を見直すことが大切です。現場用語の説明を補い、対象や条件を明確にすることで、業務連絡を伝えやすくできます。
また、既読記録で確認状況を把握することと、内容を理解していることは別です。重要な指示は、現場での声かけや作業状況の確認も組み合わせましょう。
翻訳しやすい日本語を意識することは、外国人スタッフだけでなく、新人や他部門のスタッフにも分かりやすい業務連絡を作ることにつながります。
参考資料
※本文の書き換え例は、日本語の指示を明確にするための例です。特定の言語での翻訳結果や、翻訳精度の改善を保証するものではありません。
