現場発信の困りごとを解決。既読管理の効率化と「未読者ゼロ」を実現。

現場発信の困りごとを解決。
既読管理の効率化と「未読者ゼロ」を実現。

天然調味料、機能性食品素材、バイオ医薬品素材の製造販売を行う「株式会社マルハチ村松」様は、4工場にスタッフサイネージを導入し、PCを持たない生産部門の従業員を中心に情報共有をデジタル化 。
既読管理の迅速化と、配信業務の負担軽減を実現しています。

お話を伺った方
株式会社マルハチ村松
生産部　増田 様

導入前の課題

勤務時間の差と紙運用が、情報共有の壁に

静岡県の3工場と、鹿児島県の1工場では、合わせて約180名の従業員が生産部門に所属しています 。従来は、社内報などのお知らせを紙で掲示し、紙ベースで各従業員が閲覧チェック表へ押印を行って確認していました。しかし、従来の方法では、主に次の3つの課題がありました。

既読管理の手間

全員の既読確認までに数日～1週間ほど時間がかかっており、既読の確認もすべて紙ベースで行うため、管理の作業も時間がかかっていました。

未確認者への周知の手間

従来の紙運用では、掲示物を見ていない従業員に対して個別に「見てください」と周知を行う手間が発生していました 。また、従業員ごとに勤務時間が異なり 、必ずしも全員に確認できるわけではないため、情報伝達の抜け漏れが発生してしまう点も課題でした。

期限切れのお知らせが残らない

紙の場合、掲示できる場所が限られることから数日で廃棄していて、掲示時期を逃すと見逃しが発生し 、過去の情報を遡って確認することが難しく、従業員にとっては不便な状態でした。

選定理由

現場の「欲しい」に応える、シンプルで確実な既読管理

2024年に社内で「情報共有チーム」が発足し、現場の課題解決のためのツール選定が始まりました 。上記の課題を抱えていたこともあり現場の従業員からは「各自が社内の情報を取りに行けるツールが欲しい」という声が上がっていました 。

そのような中、展示会でスタッフサイネージを知り、視察したチームメンバー全員が「これしかない」と強く共感し、検討を重ねた結果、導入にいたりました。

決め手となったのは
・年齢に関わらずどんな従業員でも迷わず使えるシンプルさ操作のシンプル
・タッチパネルで表示を拡大でき見やすい点
・個人宛の通知が届き、従業員一人ひとりの既読管理ができる点
でした 。

また、お知らせを作成する管理者にとっても、PDFをそのまま貼り付けて簡単に配信できる点や、既読状況をPCですぐに確認できる点も評価され、導入に至りました。

導入効果

情報が自然に、かつスピーディに行き渡る職場に変わった

1週間かかっていた周知が、今は“1日で完了”

以前は全員の確認に数日～1週間かかっていたのが、今は配信から1日でほとんどの人が既読になります。紙の押印確認も不要になって、管理者の確認作業も減り楽になりました。

“待ち”から“自ら取りに行く”姿勢に変化

従業員の情報に対する意識が変化し、受け身だった掲示板運用から、今では「自分からお知らせを確認する」文化が定着しました。過去のお知らせをすぐに見返せる点も好評です。

主な活用方法・配信内容

製造エリア入室時に必ず目に入る動線で、確認漏れを防ぐ

正社員、嘱託、パート従業員が利用しています 。設置場所は、製造エリア入室前の準備室の前で、製造エリアへの入出時に必ず目に入る場所に設置しています。従業員は、製造エリア入出時に自分の名前を見て、通知が来ていないか確認します。

配信体制は、全社共通の「社内報」は総務課が担当し、工場別の「注意喚起」や「期日がある連絡」などは、各工場の役職者（各10名程度）がそれぞれ配信しています 。配信頻度は各工場により異なりますが、特にルールは設けなくても上手に活用できています。

お知らせ以外にもToDo機能を活用した提出物の管理や、管理部からの個別の連絡、さらにアンケート機能で親睦会の出欠確認など、各種機能の活用による業務改善も進んでいます。

今後の展望

監査での活用も視野に、さらなる機能活用を

今後はFSSCやISOなどの認証・監査の場面でも活用できるのではないかと考えています。スタッフサイネージには既読管理の機能があるので、そういったログが『教育の記録』として有効になってくる可能性があると考えています 。近々監査も予定されているので、そういった場面で活用できないか、今は模索している段階です。