病院では電子カルテや院内PHSが導入されていても、職員向けの業務連絡は、朝礼や申し送り、紙の掲示物に頼っていることがあります。患者情報を共有する仕組みは整っていても、院内ルールや研修、安全対策などを職員全員へ届ける仕組みは十分でしょうか。
1. 病院で使われている情報共有の方法
病院では、電子カルテ、勤務交代時の申し送り、カンファレンス、朝礼、院内PHS、内線、掲示物、グループウェアなど、複数の情報共有手段が使われています。
電子カルテは患者の診療・看護情報、PHSや内線は緊急連絡や個別の呼び出しに適しています。一方、感染対策、研修、設備点検、院内行事などの職員向け業務連絡は、別の方法で周知しなければなりません。
2. 職員向けの業務連絡で起こりやすい問題
シフトごとに同じ説明を繰り返す
早番、日勤、遅番、夜勤では、全員が同じ朝礼やミーティングに参加できません。欠勤者や応援勤務者への連絡も必要になり、管理者が同じ内容を何度も説明することになります。
共用PCでは確認に手間がかかる
電子カルテ用の端末はあっても、グループウェアを確認できるPCが限られている場合があります。利用者が変わるたびにログインし直す運用では、忙しい業務の合間にお知らせを確認することが負担になります。
部門をまたぐ連絡がメモに頼りやすい
共通の連絡手段がないと、ロッカーや机にメモを残すなど、相手が気づくことを前提とした伝達になりがちです。掲示物も、誰が読んだかまでは確認できません。
3. 病院の業務連絡に必要な仕組み
連絡漏れを防ぐには、個人用のPCやスマートフォンがなくても利用でき、勤務時間に関係なく自分宛ての情報を確認できる環境が必要です。
さらに、職種や部門に応じた情報の出し分けと、誰が確認していないかを把握できる仕組みがあれば、未確認者だけを効率的にフォローできます。
4. スタッフサイネージが医療・福祉の現場に向いている3つの理由
共用端末から確認できる
ナースステーションやスタッフ休憩室などに共用のタッチ端末を設置し、個人用端末を持たない職員も自分宛てのお知らせを確認できます。
職種・部門・個人に合わせて配信できる
全職員、特定部門、個人など、内容に応じて配信先を設定できます。部門をまたぐ業務連絡も同じ仕組みで届けられます。
職員ごとの確認状況が分かる
既読・未読を確認できるため、未確認者に絞った声かけが可能です。シフトごとに説明を繰り返す負担を減らしながら、院内の連絡漏れを防げます。
5. 電子カルテでは扱いにくい職員向け周知を補う
スタッフサイネージは、患者情報を扱う電子カルテの代わりではありません。院内ルール、研修、安全衛生、感染対策など、職員向けの業務連絡を届ける仕組みとして活用できます。
紙や口頭だけに頼らず、必要な情報を必要な職員へ届け、確認状況まで把握できる環境を整えましょう。
