病院では電子カルテや院内PHSが導入されていても、職員向けの業務連絡は、朝礼や申し送り、紙の掲示物、連絡ノートなどに頼っていることがあります。
患者情報を共有する仕組みは整っていても、院内ルールや研修、安全対策、勤務上の注意事項などを、シフトや部門が異なる職員全員へ届けることは簡単ではありません。特に夜勤者や欠勤者など、申し送りに参加できなかった職員への連絡には工夫が必要です。
1．病院で使われている情報共有の方法
病院では、電子カルテ、勤務交代時の申し送り、カンファレンス、朝礼、院内PHS、内線、掲示物、連絡ノート、グループウェアなど、目的に応じて複数の情報共有手段が使われています。
電子カルテは患者の診療・看護情報、PHSや内線は緊急連絡や個別の呼び出しに適しています。一方、研修案内、設備点検、院内行事、勤務ルールの変更といった患者情報を含まない職員向けの業務連絡は、別の方法で周知しなければなりません。
2．職員向けの業務連絡で起こりやすい問題
シフトによって申し送りに参加できない
早番、日勤、遅番、夜勤では、全員が同じ朝礼やミーティングに参加できません。休暇や応援勤務で不在だった職員へ改めて伝える必要もあり、管理者が同じ内容を何度も説明することになります。
口頭で伝言を重ねるうちに、一部の内容が抜けたり、表現が変わったりすることもあります。記録が残っていなければ、「伝えた」「聞いていない」という行き違いの原因にもなります。
連絡ノートや掲示物では確認状況が分からない
申し送り事項を連絡ノートに残しても、誰が読んだかまでは確認できません。重要な連絡を見落としている職員がいても管理者が気づきにくく、全員へ繰り返し声をかける必要があります。
共用PCでは確認に手間がかかる
電子カルテ用の端末はあっても、グループウェアを確認できるPCが限られている病院もあります。利用者が変わるたびにログインし直す運用では、忙しい業務の合間にお知らせを確認することが負担になります。
新人職員が何度も聞き直しにくい
新人職員は、一度説明された内容を確認したくても、忙しい先輩へ何度も質問することをためらう場合があります。必要な内容を自分のタイミングで見返せる環境がなければ、確認不足によるミスにもつながります。
部門をまたぐ連絡が伝言に頼りやすい
共通の連絡手段がない場合、ロッカーや机にメモを残すなど、相手が気づくことを前提とした伝達になりがちです。看護部、薬剤部、医療技術部、事務部門など、勤務場所や時間が異なる部門への連絡では、伝達状況の把握がさらに難しくなります。
3．病院の業務連絡に必要な仕組み
病院の職員向け情報共有には、個人用のPCやスマートフォンがなくても利用でき、勤務時間に関係なく自分宛の情報を確認できる仕組みが必要です。
さらに、職種・部門・個人に応じて情報を出し分けられること、誰が確認していないかを把握できること、現場の職員が簡単に操作できることも重要です。
個人用スマートフォンを業務に使用すると、端末やアカウントの管理が必要になります。職員全員へ端末を貸与することが難しい場合は、複数人で利用できる共有端末が選択肢になります。
4．スタッフサイネージが医療・福祉の現場に向いている理由
共有端末から自分宛の連絡を確認できる
スタッフサイネージは、ナースステーションやスタッフ休憩室などに設置した共用のタッチ端末から利用できます。職員は自分の名前を選択し、自分宛のお知らせをタッチ操作で確認します。
個人ごとにPCやスマートフォンを用意する必要がなく、日常的な確認操作のたびに複雑なIDやパスワードを入力する必要もありません。
欠勤者や夜勤者も後から確認できる
患者情報を含まない職員向けの申し送り事項をお知らせとして配信しておけば、前日に勤務していなかった職員や夜勤者も、自分の出勤時間に合わせて内容を確認できます。
口頭で聞き逃した場合や、新人職員が内容を見直したい場合にも、同じ情報を繰り返し確認できます。
職種・部門・個人に合わせて配信できる
全職員、特定の部門、個人など、内容に応じて配信先を設定できます。関係のないお知らせを減らし、職員一人ひとりが自分に必要な情報を確認しやすい状態をつくれます。
職員ごとの確認状況が分かる
管理者は、お知らせを確認した職員と、まだ確認していない職員を把握できます。全員へ繰り返し声をかけるのではなく、未確認者だけを選んでフォローできるため、確認作業の負担を減らせます。
5．既存の情報共有手段と使い分ける
スタッフサイネージは、患者情報を扱う電子カルテや、緊急連絡に使うPHS・内線の代わりではありません。患者情報や緊急性の高い内容は既存の方法で伝え、院内ルール、研修、安全衛生、設備点検、行事案内などの職員向け業務連絡を共有端末へ掲載する使い分けが適しています。
シフト勤務や夜勤があり、全員が同じ時間に集まれない病院・介護施設や、個人用端末を職員全員へ配布することが難しい職場では、共有端末による情報確認が選択肢になります。
朝礼や申し送り、連絡ノートをすべてなくすのではなく、後から確認できる仕組みと既読管理を組み合わせることで、職員向け業務連絡の伝達漏れを減らせます。現在の情報共有方法に課題がある場合は、スタッフサイネージの活用をご検討ください。
