ビルメンテナンスや清掃の現場では、日勤と夜勤のスタッフが顔を合わせずに交代することがあります。こうした職場で管理職が悩むのが、作業上の注意事項や未完了業務の申し送りです。
例えば、日勤中に発見したトイレの水漏れや、利用者の都合で清掃できなかった会議室の情報が夜勤スタッフに伝わらないケースです。引き継ぎが不十分だと、対応漏れや作業の重複につながります。
本記事では、清掃業務に特有の申し送りの課題と、共有端末を使って日勤・夜勤間の情報を引き継ぐ方法を紹介します。
清掃現場で申し送り漏れが起こる原因
メモやSNSでは情報が分散しやすい
清掃現場では、紙のメモや個人間のSNSで引き継ぎを行うことがあります。しかし、メモは置き場所が統一されていないと見落とされ、SNSでは複数の連絡に重要事項が埋もれる場合があります。
特に、複数のフロアや建物を担当する現場では、誰に何を引き継いだのか管理しにくいことが課題です。
管理職が現場の状況を把握できない
管理職が常に現場にいるとは限りません。例えば、日勤スタッフが設備の異常を発見しても、管理職が報告を把握できなければ、夜勤への適切な指示が遅れる可能性があります。
現場スタッフ間の連絡だけでなく、管理職も申し送り内容を確認できる仕組みが必要です。
清掃業務の引き継ぎに必要な3つの条件
1. 場所・状況・対応内容を具体的に残す
「トイレに注意」だけでは、次の勤務者が何をすべきか判断できません。「3階東側トイレの洗面台下に水漏れ。管理者へ報告済み。清掃時は周辺の床面を確認」のように、場所と状況、対応状況を記録します。
2. 未完了作業を明確にする
日勤で対応できなかった作業は、次の勤務者が実施すべき内容と期限を明確にします。通常の報告と、対応が必要な作業を区別することが重要です。
3. 次の勤務者が確認するルールを設ける
申し送りを記録するだけでは十分ではありません。勤務開始時に引き継ぎ事項を確認するルールを設け、確認漏れを防ぎます。
スタッフサイネージで日勤・夜勤の申し送りを管理する
連絡ノート機能で注意事項を共有する
スタッフサイネージの「連絡ノート機能」を活用すれば、清掃現場の引き継ぎ事項を共有端末で確認する運用ができます。
日勤スタッフが作業中の注意事項を残し、夜勤スタッフが出勤時に確認する流れをつくります。紙のメモを探したり、個人のスマートフォンでSNSを確認したりする必要を減らせます。
ToDo機能で未完了作業を管理する
例えば、日勤中に清掃できなかった会議室の床清掃を、夜勤で対応するToDoとして登録します。通常の申し送りと作業指示を分けることで、次の勤務者が対応内容を把握しやすくなります。
また、スタッフサイネージでは、従業員が自分の名前を選択してお知らせを確認できます。管理者は誰がいつ確認したかを把握できるため、未確認者へのフォローにも活用できます。
共有端末による引き継ぎが向いている清掃現場とは？
スタッフサイネージは、日勤と夜勤が直接会えない現場、従業員に個人用端末を配布していない職場、管理職が複数現場を担当する職場に向いています。
共有タブレットやタッチディスプレイを利用できるため、スタッフ全員にPCやスマートフォンを配布する必要はありません。
ただし、緊急の設備異常などは、共有端末への記録だけでなく、電話などによる即時連絡も併用しましょう。
まとめ｜清掃スタッフの申し送りを仕組み化しよう
日勤と夜勤の引き継ぎでは、情報を残すだけでなく、次の勤務者が確認できる状態にすることが大切です。
まずは現在の申し送り方法を見直し、記録項目と確認のタイミングを統一しましょう。共有端末による運用を検討している場合は、スタッフサイネージの連絡ノート機能やToDo機能が自社の清掃現場に適しているか、お問い合わせやトライアルで確認してみてください。
